§ 5
Die Empfangsbestätigungen oder bis zu deren Eingang die Lieferscheindoppel sind vom Abgebenden nach Abgabedaten, die Lieferscheine vom Erwerber nach Erwerbsdaten geordnet drei Jahre gesondert aufzubewahren und auf Verlangen der nach § 19 Abs. 1 des Betäubungsmittelgesetzes zuständigen Behörde einzusenden, Beauftragten dieser Behörde vorzulegen oder ihnen im Falle einer elektronischen Aufbewahrung zugänglich zu machen. Die Frist beginnt für den Abgebenden mit dem Abgabedatum, für den Erwerber mit dem Datum des Empfangs der Betäubungsmittel.
Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Nachweisen im BtM-Binnenhandel
§ 5 der Betäubungsmittel-Binnenhandelsverordnung (BtMBinHV) regelt, wie Nachweise über die Abgabe und den Erwerb von Betäubungsmitteln im Binnenhandel aufzubewahren sind. Ziel ist es, eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sicherzustellen und der Aufsicht durch Behörden nachzukommen.
Wer muss welche Unterlagen aufbewahren?
Im BtM-Binnenhandel sind zwei Gruppen betroffen:
- Abgebende (z. B. Großhändler, Apotheker bei der Abgabe an andere Apotheken)
- Erwerber (z. B. Apotheken, die BtM beziehen)
Jede Gruppe muss bestimmte Unterlagen gesondert und geordnet aufbewahren:
- Abgebende: Empfangsbestätigungen oder, solange diese noch nicht eingegangen sind, die Lieferscheindoppel – geordnet nach dem Abgabedatum.
- Erwerber: Lieferscheine – geordnet nach dem Erwerbsdatum.
Zeitraum und Beginn der Aufbewahrungsfrist
Zentrale Vorschrift:
…drei Jahre gesondert aufzubewahren…
Die Frist beträgt drei Jahre und beginnt:
- für Abgebende: mit dem Abgabedatum des Betäubungsmittels,
- für Erwerber: mit dem Empfangsdatum des Betäubungsmittels.
Eine tabellarische Übersicht:
| Beteiligter | Aufzubewahrendes Dokument | Sortierung | Fristbeginn | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|---|---|---|
| Abgebender | Empfangsbestätigung oder Lieferscheindoppel | Nach Abgabedatum | Abgabedatum | 3 Jahre |
| Erwerber | Lieferschein | Nach Erwerbsdatum | Empfangsdatum | 3 Jahre |
Anforderungen an die Nachweisführung
Die Unterlagen sind:
- separat von anderen Dokumenten aufzubewahren (gesondert)
- auf Verlangen an die zuständige Behörde nach § 19 Abs. 1 BtMG zu übermitteln, vorzulegen oder – bei elektronischer Aufbewahrung – zugänglich zu machen.
…auf Verlangen der… Behörde einzusenden, Beauftragten vorzulegen oder ihnen… zugänglich zu machen.
Wichtig ist somit:
- Die Nachweise müssen stets auffindbar und bereit zur Vorlage sein.
- Auch bei elektronischer Archivierung muss der unmittelbare Zugriff garantiert werden.
Besondere Hinweise zur Praxis
- Die Aufbewahrungspflicht gilt selbst dann, wenn das Handelsgeschäft aus Sicht des Abgebenden bereits vollständig abgeschlossen ist.
- Bis zum Eingang der Empfangsbestätigung genügt für Abgebende die Aufbewahrung des Lieferscheindoppels.
- Die Ordnungspflicht (nach Abgabe-/Erwerbsdatum) erleichtert im Prüfungsfall die schnelle Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Vorgangs.
Sowohl Abgebende als auch Erwerber sind verpflichtet, ihre Nachweise drei Jahre lang getrennt nach Datum abzulegen. Die Unterlagen müssen jederzeit der zuständigen Behörde zur Einsicht vorgelegt oder elektronisch zugänglich gemacht werden können.
Zusammenfassung
§ 5 BtMBinHV stellt eine zentrale Säule der Dokumentationspflicht im BtM-Binnenhandel dar. Die Vorschrift sorgt mit klaren Fristen, strukturierten Ablagen und Zugänglichkeitsanforderungen dafür, dass jederzeit belegt werden kann, wann, von wem und an wen BtM innerhalb Deutschlands abgegeben oder empfangen wurden. Die praktische Umsetzung dieser Aufbewahrungspflicht ist unverzichtbar für die ordnungsgemäße Berufsausübung im pharmazeutischen Bereich.
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