§ 9

📖 Zum Gesetz

  1. Über die Abgabe von Stoffen und Gemischen, für die in Anlage 2 auf diese Vorschrift verwiesen wird, ist ein Abgabebuch zu führen. Das Abgabebuch kann auch in elektronischer Form geführt werden.

  2. Die abgebende Person hat bei der Abgabe

  1. die Identität des Erwerbers, im Falle der Entgegennahme durch eine Empfangsperson die Identität der Empfangsperson und das Vorhandensein der Auftragsbestätigung, aus der der Verwendungszweck und die Identität des Erwerbers hervorgehen, festzustellen,
  2. in dem Abgabebuch für jede Abgabe zu dokumentieren: a) die Art und Menge der abgegebenen Stoffe oder Gemische, b) das Datum der Abgabe, c) den Verwendungszweck, d) den Namen der abgebenden Person, e) den Namen und die Anschrift des Erwerbers, f) im Fall der Entgegennahme durch eine Empfangsperson zusätzlich den Namen und die Anschrift der Empfangsperson und g) im Fall der Abgabe an öffentliche Forschungs-, Untersuchungs- oder Lehranstalten zusätzlich die Angabe, ob die Abgabe zu Forschungs-, Analyse- oder Lehrzwecken erfolgt, und
  3. dafür zu sorgen, dass der Erwerber oder die Empfangsperson den Empfang des Stoffes oder Gemisches im Abgabebuch oder auf einem gesonderten Empfangsschein durch Unterschrift oder durch eine handschriftliche elektronische Unterschrift bestätigt.

  1. Das Abgabebuch und die Empfangsscheine sind vom Betriebsinhaber mindestens fünf Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

  2. Soweit in Anlage 2 Spalte 3 auf diesen Absatz verwiesen wird, gelten die Anforderungen nach Absatz 1, 2 Nummer 2 und 3 und Absatz 3 bei der Abgabe an den in § 5 Absatz 2 genannten Empfängerkreis nicht, wenn der Betriebsinhaber die Angaben nach Absatz 2 Nummer 2 und 3 in anderer Weise für mindestens fünf Jahre nachweisen kann.

Dokumentationspflicht bei der Abgabe besonders überwachungsbedürftiger Chemikalien

Die Vorschriften des §9 Chemikalien-Verbotsverordnung (ChemVerbotsV) bilden das Kernstück der Dokumentation rund um die Abgabe von „Verbotsstoffen“ an Endabnehmerinnen und Endabnehmer. Die Regelung schreibt vor, wie, was und wie lange zu dokumentieren ist, um die Rückverfolgbarkeit sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einwandfrei sicherzustellen.

Was muss dokumentiert werden?

Bei der Abgabe von bestimmten, besonders überwachungsbedürftigen Stoffen an nichtgewerbliche Abnehmerinnen sind detaillierte Angaben zu machen. Ziel*: Lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Zu dokumentieren sind insbesondere Art und Menge des Stoffes, Name und Anschrift der abgebenden Person, sowie der abgebenden und der erwerbenden Person einschließlich deren Unterschriften.

Das beinhaltet:

  • Art und Menge des abgegebenen Stoffes
  • Name und Anschrift der abgebenden Person bzw. Einrichtung
  • Name und Anschrift der abnehmenden Person
  • Datum der Abgabe
  • Unterschrift der abgebenden und der abnehmenden Person

Ohne diese – möglichst zeitnah bei der Abgabe – dokumentierten Informationen ist die Abgabe unzulässig.

Identitätsfeststellung: Wer bekommt was?

Eine Abgabe darf nur gegen Vorlage eines amtlichen Ausweises erfolgen. Die Identität der erwerbenden Person ist nachzuprüfen und festzuhalten. Dabei muss der Abgebende

  1. sich den Ausweis vorlegen lassen,
  2. die notwendigen Angaben (Name, Anschrift, Geburtsdatum) übernehmen,
  3. sowohl das Ausweisdokument als auch die Übertragung der Daten schriftlich bestätigen lassen (Unterschrift der abnehmenden Person).

Die Unterschrift der erwerbenden Person ist verpflichtend zu dokumentieren.

Aufbewahrungsfrist

Die Dokumentationsunterlagen über jeden einzelnen Abgabevorgang müssen mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden. Sie müssen der zuständigen Behörde bei einer Kontrolle unverzüglich vorgelegt werden können.

TipPraxisrelevant: Dokumentation und Unterschrift

Die vollständige Dokumentation jedes Vorgangs – inklusive Unterschrift beider Parteien – ist zwingend vorgeschrieben und erhöht die Nachvollziehbarkeit und Rechtsicherheit.

Ohne lückenlose Dokumentation, inklusive Identitätsfeststellung und Unterschrift, ist die Abgabe verboten und stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.

Übersicht Anforderungen

Dokumentationspflicht Inhalt/Umfang Praxisbeispiel
Art & Menge z.B. „100 ml Salpetersäure 65%“ Eintrag ins Dokumentationsbuch
Name & Anschrift Abgebende*r z.B. „Apothekerin Müller, Apotheke Mustermann, Straße 1, 12345 Ort“ Durch Personalausweis/Kassennachweis dokumentiert
Name & Anschrift Erwerber*in z.B. „Max Mustermann, Musterstraße 2, 67890 Ort“ Laut Ausweisdokument
Datum, Unterschriften Aktuelles Datum, Unterschrift der/des Erwerber*in und der abgebenden Person Beide Parteien unterschreiben vor Ort
Aufbewahrungsfrist 3 Jahre Archivierung, ggf. digital

Zusammenfassung

§9 ChemVerbotsV verpflichtet zur lückenlosen schriftlichen Dokumentation bei der Abgabe besonders überwachungsbedürftiger Stoffe. Kernpunkt ist die Identitätsfeststellung, die vollständige Erfassung der relevanten Angaben und die gegenseitige Unterzeichnung. Alle Unterlagen müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt und zur Kontrolle bereitgehalten werden. So entsteht Rechtssicherheit – und die Verantwortlichkeit der Apotheker*innen bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Feedback

Melde uns Fehler und Verbesserungsvorschläge zur aktuellen Seite über dieses Formular. Vielen Dank ❤️